We leven in onzekere tijden, waarin normaal sociaal gedrag wordt afgekeurd en iedereen wordt aangespoord om binnen te blijven. Social distancing. Maar wat met onze job? Hoe kunnen we ons werk naar behoren blijven doen? Hoe kunnen we die geplande meetings laten doorgaan? En efficiënt laten verlopen? Bij Harmony doen we het zo.
Flexibele klanten
Doorgaans spenderen wij veel tijd van onze doorsnee werkdag in vergaderzalen, discussiërend over de interessantste onderwerpen, in nauw contact met de klant. Sinds deze week is dat echter niet zo evident. Als consultancy bedrijf hebben we natuurlijk niet altijd zelf te kiezen. We zijn afhankelijk van het gezonde verstand, en we rekenen op de flexibiliteit van onze klanten. Na een aantal weken Corona blijkt dat onze mensen projecten doen bij heel flexibele en verstandige bedrijven. Deze organisaties verplichten iedereen namelijk in de mate van het mogelijke van thuis te werken, zoals het wordt opgedragen door de overheid. Maar… kan dit efficiënt verlopen? Uiteraard!
Planning is key
Heel belangrijk in het van-thuis-werken verhaal is planning. Stel jezelf targets en deadlines op. Wat kan je zelf vanuit je bubble uitwerken? Waarvoor heb je input nodig van anderen? Stel die takenlijst op en bekijk voor elke taak wat een haalbare timing is. Nu je weet wat je gaat doen en wie je daarvoor nodig hebt, plan die meetings in!
Technologie is essentieel
Er zijn tegenwoordig voldoende technologische middelen om een online vergadering vlot te laten verlopen: Skype, Slack, Teams, … Zij bieden hulpmiddelen om duidelijk met elkaar te communiceren en informatie te delen, denk maar aan het delen van je scherm om je mooiste presentatie of je meest complexe berekeningen te laten zien. Een goede planning en de juiste technologie zijn een startpunt, maar er is meer…
De do’s van het online vergaderen
Wij geloven dat online vergaderen efficiënt kan zijn. Als je het goed doet, zelfs efficiënter dan vergaderen in levende lijve. Hieronder een paar van onze routines:
- Agenda: voeg de agendapunten toe in de uitnodiging. Eventueel kan je ook al bestanden toevoegen. Zo geef je een duidelijk beeld van het doel van de vergadering en geef je jouw collega’s de mogelijkheid zich voor te bereiden. Dit zorgt voor meer focus en vlottere communicatie.
- Voorbereiding: zorg ervoor dat je zelf goed voorbereid bent. Je moet meester zijn over het onderwerp, nog meer dan anders. Zet bestanden die je nodig hebt klaar, zodat je niet eindeloos moet zoeken in je mails of in je folders.
- Technologie: ken je technologie. Probeer voor de vergadering even uit of alles werkt. Ligt je headset klaar? Heb je internetverbinding? Werken mijn luidsprekers? Deze checks lijken banaal, maar kunnen frustraties en vertraging voorkomen.
- Samenvatting: maak een korte samenvatting op het einde van de meeting met de belangrijkste acties en timings. Zo zit iedereen op dezelfde lijn.
- Notities: deel je notities met de deelnemers na de vergadering en vraag om feedback. Dit zorgt voor een gemeenschappelijk begrip en vermijdt misverstanden.
Of je nu op kantoor bent of je werkt van thuis, werken kan je altijd. Laat Corona geen excuus zijn om je werk niet te kunnen doen. Ga de uitdaging aan om die online vergaderingen (en de rest van je werk) zo efficiënt mogelijk te maken. Heb je nog vragen, aarzel niet ons te contacteren. Wij delen graag onze mening. Sharing is caring!
