Ook in de afgelopen maanden bleek het brandend actueel. Team up for change – Onze klanten maar ook wij zelf stonden danig onder druk. Er is de afgelopen maanden veel veranderd.

 

Covid-19 stak niet alleen een stokje voor onze reisplannen, verjaardags-, familie- en communiefeesten. Ons werk bij klanten en onze team-momenten werden flink door mekaar geschud. Onze teamdag in juni bijvoorbeeld is elk jaar een geweldige opportuniteit om elkaar beter leren kennen, mekaar in spelvorm uit te dagen en samen te werken maar vooral ook een moment waarop we met elkaar informatie uitwisselen over onze realisaties en onze toekomstige projecten en uitdagingen.

Welke impact COVID-19 op ons heeft gehad en wat we er uit geleerd hebben, zou een mooi onderwerp kunnen zijn voor onze teamdag.

 

Waarom dat relevant is? Uit elk project en elke ervaring waar we door een change-traject gaan, kunnen we leren.

Ook over de afgelopen maanden maken graag de lessons learned op. Een tweede golf van COVID-19 hebben we waarschijnlijk al gehad. Over een derde maken we ons nog weinig illusies. Het komt, en wij en onze klanten kunnen er maar beter op voorbereid zijn. Want dat we veel geleerd hebben en dat het change-traject voor vele collega’s pittig was, staat vast.

Tijdens ons change traject, gebruikten we het ADKAR model om de moeilijkheden en vooral ook onze mogelijkheden in kaart te brengen om er een uiteindelijk een succes van te maken. We delen graag onze lessons learned.

 

Awareness

– Waarom moeten wij veranderen? –

Om COVID-19 terug te dringen, werden tal van maatregelen in het leven geroepen. Kleine sociale bubbels, thuis blijven, thuis werken, enkel noodzakelijke verplaatsingen, in quarantaine gaan, een ziektebriefje voor een week als je je niet lekker voelde, niet reizen, geen feestjes, geen restaurantbezoekjes, geen cafébezoeken, niet winkelen.

Het was noodzakelijk, om de verspreiding van het virus zo veel mogelijk te voorkomen en zo de druk op ons zorgsysteem onder controle te houden. De boodschap was duidelijk. Het bewustzijn gecreëerd. Wekelijks kregen we updates van de Veiligheidsraad. We beseften dat het menens was. En we handelden daar ook naar. Bijna allemaal.

En hoewel het duidelijk was, ging ons management nog een stapje verder. Onze positie bij klanten en onze rol als medewerker, partner of moeder/vader kwam onder druk te staan. Ons management zag ook het belang in van awareness creëren rond de druk op onze verschillende rollen in deze snel veranderende situatie. De bruuske change waar wij voor stonden, was een full time home office. Ons management stond in nauw contact met alle werknemers om te peilen naar hun welzijn en hoe de change werd ervaren.  Ze waren transparant in hun communicatie, ook wanneer ze het zelf even niet wisten en we een afwachtende houding dienden aan te nemen. Hier hebben we onze eerste les geleerd, daar waar vroeger het principe was “communiceer enkel als er iets te melden is”, werd er nu vaker gecommuniceerd ook al was het om te melden dat er niets nieuws onder de zon was. Dit bracht rust en leidde ertoe dat er niet gespeculeerd kon worden over de negatieve impact van COVID-19.

 

Desire

– ok goed, ik doe mee! –

Deze component geeft aan of een werknemer op individueel niveau bereid is om mee te stappen in het change traject. Het management is steeds verantwoordelijk voor deze component. Ze moeten ervoor te zorgen dat elk teamlid ‘mee in het bad’ wordt getrokken.

De direct leidinggevende van elke werknemer werd bij Harmony dan ook meteen aangesteld als eerste aanspreekpunt voor praktische vragen en/of bedenkingen bij de situatie. Zo pikten we al snel op dat mensen zich vaak eenzaam voelen bij het thuiswerk, dat de combinatie van thuiswerk met kleine kinderen niet gemakkelijk was of dat ook de samenwerking met klanten in de vorm van workshops, brainstormsessies of meetings niet altijd evident werd. Er werd een wekelijkse team-call ingevoerd om ervaringen uit te wisselen, om tips te delen om het haalbaar en aangenaam te houden. Verder werd er als aanmoediging ook een leuke paasattentie overgemaakt aan elke werknemer.

Elke medewerker werd gehoord, onze collega’s en management deed alles wat mogelijk was om ons te ondersteunen in de verandering. We leerden meer dan ooit dat ‘change’ realiseren, maatwerk is waarvan de uitkomst loont. De motivatie en de goesting om het te doen werken, was groot.

 

Knowledge

– hoe pakken we dat aan? –

Hoewel wij als consultant voornamelijk op kantoor bij de klant werken en thuiswerk eerder een uitzondering was, was er toch al wel wat kennis aanwezig om het werken op afstand zo vlot en efficiënt mogelijk te laten verlopen. Manieren om projecten vanop afstand te leiden en op te volgen werden duchtig gedeeld binnen het team. Ook de opleiding die aan onze digitale team meeting werd verbonden, werd afgestemd op de nieuwe realiteit: “online workshop technieken”. De aangeleerde technieken konden onmiddellijk ingepast worden in de praktijk, hetgeen onze collega’s erg waardeerden. Collectieve opleidingen zullen binnen Harmony voortaan dan ook zeker ingericht worden, naar gelang het onderwerp waar de collega’s nood aan voelen (hierover lees je meer in een van onze toekomstige blogs).

 

Ability

– Ik weet wat er van mij gevraagd wordt en het lukt me ook –

Na de aankondiging van het thuiswerk volgde er een permanente stroom aan tools die handig konden zijn om het thuiswerken te faciliteren. Hoeveel veel tools op de markt circuleren en veel van onze klanten de opportuniteit aangrepen om te experimenteren, werd bij ons duidelijk gecommuniceerd welk platform we zouden gebruiken en wat de mogelijkheden daarvan waren. Dit platform was de voor ons reeds vertrouwde en bestaande Teams omgeving. Geen zoom, houseparty etc toestanden, via dit platform hadden we alles in handen om succesvol thuis- en samenwerken tijdens de crisis tot een goed einde te brengen, zonder de frustraties van het verkennen van een nieuw platform. Onze tip is dan ook duidelijk: blijf zoveel mogelijk met de vertrouwde tools werken. Ben je net aan de slag gegaan met een nieuw platform of start er net een nieuwe collega? Voorzie praktische trainingen waarmee werknemers snel de basics onder de knie krijgen.

 

Reinforcement

– Hoe zorg ik er voor dat ik dit ook in de toekomst blijf doen? –

Om de change naar het ‘thuiswerk’ duurzaam te implementeren, is het belangrijk om te focussen op ‘reinforcement’. Wat werkt goed, waar moeten we absoluut mee verder gaan? Wij stelden de volgende zaken vast:

  • Informatieve team-interacties elke vrijdag: leuk om de collega’s even te horen
  • Onze Harmony meetings zullen ook in de toekomst een combinatie zijn van fysieke contactmomenten en online meetings. Ideaal om die online workshop technieken te blijven beoefenen en het teams platform verder te verkennen :-).
  • Veel van onze klanten stellen hun thuiswerkbeleid voor medewerkers (intern & extern) bij. Maar net zoals dat voor vele zaken geldt, schaadt overdaad. Wij zijn sociale wezens en hebben nood aan menselijke collegiale interacties.

 

Wanneer je ook op deze vijf componenten inzet bij een volgende grote verandering, zijn we er zeker van dat de change verteerbaarder zal zijn voor alle medewerkers. Verdere vragen over de PROSCI ADKAR methode of een specifiek change traject waarbij je onze hulp kan gebruiken? Neem gerust contact met ons op.